Los formatos de datos en la descripción cartográfica en archivos

No podemos hacer un estudio en profundidad del formato de datos en la descripción del material cartográfico en archivos, sin hacer una pequeña introducción sobre la estructura de datos y la descripción del contenido. El formato de datos esta íntimamente ligado a la estructura de los datos y a la descripción del contenido.

Dentro del proceso de acceso a la información nos encontramos con tres pasos fundamentales:

• a. Descubrimiento. Descubrir es localizar aquellos documentos con información relevante.
• b. Identificación. Es necesario conocer el origen, la naturaleza y relevancia de un documento seleccionado en una búsqueda.
• c. Acceso al documento

Los procesos de descubrimiento e identificación son fases que se llevan a cabo al crear los instrumentos de descripción. El catálogo es nuestra herramienta para describir los materiales cartográficos. La descripción archivística y los puntos de acceso siempre van a estar dentro del mismo registro.

Para llevar a cabo este proceso de descripción es necesario normalizar todos los procesos que van a dar lugar a que los usuarios accedan a nuestros recursos cartográficos. Las bibliotecas han normalizado los datos mucho antes que los archivos ya que en estos no se compartía ni se integraba información similar de otros centros.

1. NORMALIZACIÓN

a. Campos y estructuras de datos: ISAD (G), ISBD…
La estructura de datos es la organización o agrupación de los campos de datos.

La ISAD (g) es una norma desarrollada por el Consejo de Archivo para la descripción de metadatos descriptivos de materiales archivísticos (1994). Es un modelo de datos muy general, para ser capaz de incorporar registros de tradiciones nacionales distintas. Como modelo generalista permite la descripción del material cartográfico, pero a un nivel de descripción muy somero. La Norma ISAD (G) sólo tiene 26 elementos descriptivos.

Las ISBD para material cartográfico comenzaron su andadura en 1973 cuando la IFLA sugirió la creación de un sistema normalizado para la descripción de publicaciones cartográficas. La ISBD (CM) se publicó por primera vez en 1977. A partir del 2003 comenzó un proceso de unificación de todas las ISBD que llegó a su fin en febrero del 2007.

b. Contenido
Los estándares de contenido de datos son las normas que establecen cómo se completa un determinado campo de datos.
Tanto la ISAD como las ISBD también son normas de contenido. Sus elementos se pueden utilizar para la descripción, aunque en ellas no se incluyen pautas para la creación de los puntos de acceso a la descripción.

El desarrollo de unas normas de contenido, dio lugar en Estados Unidos a las DACS, en el campo de los archivos y las AACR2 en el campo de las bibliotecas. Sólo éstas últimas desarrollaron una norma para la descripción de material cartográfico: AACR2 Cartographic materials.

c. Formato de datos
El formato de datos es la codificación de la información en formato electrónico. EAD o Encoded Archival Description nació en el 1998 como protocolo que facilitara los datos archivísticos. Construido en lenguaje XML es hoy en día el formato de datos para descripciones archivísticas más extendido en el mundo, sobre todo en la órbita anglosajona. Este formato tiene como una de sus características más importantes la de la flexibilidad a la hora de su uso.

EAD esta compuesto de un etiquetado de 126 elementos. Siempre existe una equivalencia EAD-ISAD (G), aunque a veces un solo campo ISAD pueda estar formado por varios etiquetados EAD.

Foto 1. http://www.loc.gov/ead/tglib/appendix_a.html#a1

Pero aún con un número mucho más numeroso de campos, el etiquetado EAD no esta pensado para describir materiales cartográficos, por lo que muchos de los campos que se utilizan en las AACR2 no tendrían cabida en el etiquetado EAD.

El formato MARC nació en la década de los 60 en la Library of Congress y es el formato generalizado para todos los registros bibliográficos, entre los que se encuentran el de los materiales cartográficos. Es el formato normalizado de la descripción en todas las cartotecas históricas.

2. DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL CARTOGRÁFICO EN ARCHIVOS: ESPAÑA, SITUACIÓN ACTUAL

a. Inexistencia de normativas
Dentro de la descripción del material cartográfico en archivos el panorama no es muy halagüeño.

No se utiliza ni una norma de contenido, ni un formato de datos común para todos los archivos. Esto ha originado que en cada centro se describa éste material con unos criterios locales, lo que repercute enormemente en el acceso a la información de estas colecciones cartográficas e impide cualquier tipo de colaboración con otros centros o instituciones, como los catálogos colectivos.

También existe una confusión entre estructura de datos y contenido, y formato de datos que daba lugar a que se utilizara como formato de datos para la descripción de documentos cartográficos, el llamado “Formato ISAD (G)”. El número de etiquetas de datos era muy pequeño, amparándose en el exiguo número de campos de la ISAD. Como mucho, se creaban algunas etiquetas imprescindibles para la descripción. A este raquitismo en el etiquetado había que añadir la inexistencia de control de autoridades y de acceso geográfico normalizado. Todo esto impedía una verdadera descripción de estos tipos de materiales.

Foto 2. http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=11&idAgrupacionSel=184151&novedades=false#A184151

b. ¿Es coherente crear una nueva norma de descripción cartográfica?
Antes de empezar con cualquier tipo de cuestión de campos y formatos es necesario delimitar una cuestión fundamental. ¿Es válida la ISAD (G) para la descripción de material cartográfico? ¿Es válida esta norma como regla de contenido para describir todo el variado y complejo mundo de los materiales cartográficos?

La propia ISAD en la edición del 2002 recomienda la utilización de normas específicas para materiales especiales: En la edición de 1995 se preveía un posterior desarrollo de la norma mediante la creación de normas específicas (apartado 1.7 de la introducción). Por el contrario en la edición del 2000 se especifica “Las reglas contenidas en esta norma no sirven de guía para la descripción de documentos especiales, como los registros sonoros o mapas. Existen manuales con reglas para la descripción de estos documentos que pueden utilizarse juntamente con esta norma para lograr una descripción adecuada de los mismos” (apartado 1.4).

Otra de las normas de descripción de contenidos como son las DACS recomiendan la utilización de normas especializadas en cada tipo de material. En la introducción a esta norma se especifica: “Las DACS no contienen reglas específicas para la descripción de materiales especiales, grabaciones de sonido, mapas, fotografías … Las normas para la descripción de tales materiales están creadas y mantenidas por otros grupos en las comunidades bibliotecarias y archivísticas, y reproducir estas reglas o intentar suplantarlas aquí, nos parecería presuntuoso y su mantenimiento una pesadilla. Los archiveros que necesiten tales reglas especializadas deberían consultar las normas específicas…”[En el apéndice B de las DACS identifican las normas para la descripción de materiales gráficos, cartográficos, registros sonoros, libros, objetos…] En especial especifica: Cartographic Materials : a manual of interpretation for AACR2. Chicago : American Library Association ; Ottawa : Canadian Library Association ; London : The Library Association, 1982.

Por lo tanto tenemos dos opciones, o desarrollar una norma de contenidos para materiales cartográficos siguiendo la ISAD (G) o utilizar una norma ya establecida. Para el primer caso, utilizar ISAD (G) y EAD, hay que tener en cuenta que sólo se podría dar en los casos en que la descripción del material cartográfico fuera muy somera. Donde el interés del archivo para la descripción de este tipo de material no fuera grande.

Cuando el archivo necesita una descripción más detallada, debido a la riqueza de la colección, o al interés que los usuarios muestran por ella, no puede haber una descripción superficial y debemos dejar de usar la ISAD como norma de estructura y contenido y aplicar las específicas para este tipo de material. En nuestro caso las ISBD, Reglas de catalogación, AACR2, RDA…

Hay que tener en cuenta también que la mayoría de los grandes archivos (Simancas, Histórico Nacional, Indias, Corona de Aragón…) han descrito sus fondos cartográficos siguiendo como norma de descripción las ISBD, y considero muy poco oportuno desarrollar una norma nueva, con todos los problemas que ello lleva consigo (desarrollo y mantenimiento de la norma), cuando la existente permite una descripción profunda de dicho material.

Otro elemento que considero fundamental a la hora de elegir una norma de contenido es la visibilidad de las descripciones. Si describimos con un formato y con una norma compatible con las de las bibliotecas y museos, podremos tanto volcar nuestras descripciones en catálogos colectivos que permitirían un acceso más fácil a nuestros recursos, como importar registros a nuestro catálogo. Esto ocurrió ya en los archivos estatales cuando formaron parte de la base CARIBE formada por archivos, bibliotecas y museos, y que utilizada ISBD como norma de estructura y contenido y MARC como formato de datos. En 1987 los Archivos Estatales se descolgaron de éste catálogo colectivo, dejando de utilizar como formato de datos el Marc.

En los archivos se han formado colecciones de mapas y planos, no sólo por motivos de conservación, sino también para hacerlos visibles a los usuarios (se han sacado física e intelectualmente -planos sin desglosar-). Esta visibilidad entra dentro de la tradición archivística española. Las normas de descripción de colecciones cartográficas deberían ser idénticas ya sean bibliotecas, archivos o museos, los centros que las albergan. Cada centro podrá poner especial relevancia en determinados elementos según su idiosincrasia. Los archivos especificarán siempre la “procedencia” de la documentación como uno de los aspectos fundamentales, pero describirán el documento con los mismos criterios que los demás centros. De esta manera un mapa impreso podrá ser identificado con una descripción única en sus elementos principales, lo que permitiría compartir recursos (importar descripciones realizadas en otros centros y formar parte de catálogos colectivos) sin pérdidas de información.

Por todo esto creo que hay que seguir utilizando las ISBD, AACR2…, que siguen un criterio uniforme, como normas para la descripción de cartografía, y en especial la norma que pueda seguir la Biblioteca Nacional y las grandes cartotecas españolas e internacionales.

3. FORMATO DE DATOS

a. EAD : encodinganalog
Ya hemos comprobado que la estructura EAD para la descripción de material cartográfico se queda corta, en relación con la abundancia de campos en MARC. Los campos principales (para la descripción de niveles superiores, fondo, sección, serie, colección…) aparecen correctamente, pero si queremos realizar una descripción a nivel de unidad documental del material cartográfico no podemos tener una equivalencia en el etiquetado. Lo que sí nos permite el formato es crear nuevos campos relacionados con las etiquetas Marc, que no existían en el EAD original (flexibilidad).

La premisa básica es describir el material cartográfico con una normas de estructura y contenido internacionales (ISBD, AACR2, RDA) y con un formato que sea migrable a cualquier plataforma que funcione en Marc. Que sea posible importar la descripción de cualquier plano impreso a nuestra base de datos y viceversa.

Partimos del MARCXML para la descripción de nuestro fondo cartográfico. El cambio del etiquetado sería automático. Podríamos volcar todos nuestros registros Marc a Marc XML.

– <datafield tag=”130“ ind1=”1“ ind2=””> 
<subfield code=”a“>Aranda de Duero (Burgos)subfield>  
<subfield code=”k”>Planos de poblaciónsubfield>
<subfield code=”f”>1503subfield>  
     datafield>
– <datafield tag=”245“ ind1=”1“ ind2=”0“> 
  <subfield code=”a“>[Plano en perspectiva de la Villa de Aranda de Duero]subfield>

– <datafield tag=”260“ ind1=”” ind2=””>   
<subfield code=”c“>[1503]subfield>  
datafield>
– <datafield tag=”300“ ind1=”” ind2=””> 
<subfield code=”a“>1 plano :subfield>  
<subfield code=”b“>ms., col.subfield>  
<subfield code=”c“>60 x 53 cm.subfield>  
datafield>
Pero nuestro problema es mayor, ya que tenemos que anidar nuestra descripción en formato MarcXML en el formato EAD, para que el sistema pueda funcionar con corrección. Nuestro objetivo es que la descripción del material cartográfico este dentro del sistema que gestione la descripción archivística de todo los fondos de un archivo.

Esta funcionalidad de EAD permite el correcto anidamiento más allá de las concordancias básicas (que son las que sí que parecen aseguradas) EAD/MARC.

Existe la posibilidad de desarrollo de aquellos campos que en la equivalencia EAD tengan varias divisiones y viceversa.

Foto 3. No he encontrado ningún etiquetado de material cartográfico en la etiqueta EAD “encodinganalog”. Por ello he puesto como ejemplo un etiquetado de un fondo de archivo :
http://dl.lib.brown.edu/documentation/EAD_Creation.pdf

Esto nos permitiría mantener dentro de EAD la estructura MARC para materiales cartográficos, sin perder ningún tipo de matiz en el intercambio de información.

Hay que tener en cuenta que al volcarse un registro cartográfico de archivo en una base bibliográfica puede parecer que pierde la “contextualización” que permite el acceso jerárquico, pero no es así.

Cuando en un archivo se describe un plano que esta en un expediente el sistema permite obtener información a través de accesos hipertextuales sobre el fondo, la serie o el expediente. Es una información heredada siguiendo la estructura jerarquizada del archivo. Esta información sí aparece en la descripción del plano, pero no tan pormenorizada [signatura de procedencia, expediente, fondo…]. El catálogo colectivo aumentará la visibilidad de la documentación y siempre permitirá realizar un enlace a la base de datos del Archivo de procedencia.

CONCLUSIONES

– En la descripción de material cartográfico en Archivos es necesario utilizar una norma de estructura y de contenido ya desarrollada (ISBD, AACR2…) tanto si se va a describir el material en profundidad o someramente.

– En cuanto al formato de datos siempre utilizaremos EAD, pero cuando la descripción sea detallada, introduciremos la codificación MARC con la etiqueta “Encodedanalog”. De esta manera podremos importar registros a nuestra base de datos en formato Marc y exportarlos, permitiendo la colaboración con bibliotecas y museos en catálogos colectivos de material cartográfico. Este cambio en el formato aumentaría la visibilidad de nuestras colecciones y el impacto de nuestras bases de datos entre los usuarios.

Tabla de correspondencias de normas y formatos de descripción archivística y bibliográfica