El documento cartográfico: desde su adquisición a su difusión

La finalidad de este artículo es describir el proceso que sigue un documento cartográfico desde que ingresa en la Biblioteca Nacional de España (BNE) hasta que se pone a disposición del público. Para llevar a cabo este proceso utilizaremos un documento cartográfico que bajo el título “Carta sincronológica de historia universal” presenta una historia de la Humanidad de una forma gráfica y visual, dispuesta en un rollo entelado a lo largo de siete metros de papel.

Es una línea del tiempo del siglo XIX, un documento curioso y de grandes dimensiones que en su origen tuvo una clara finalidad didáctica y que hoy podemos decir que si bien, no ha perdido esta característica, ha dejado de tener valor en la enseñanza para pasar a convertirse en una pieza de gran valor cultural al alcance de cualquier persona, estudiosos, investigadores o simplemente aficionados.

En este recorrido intervienen varios Departamentos y Servicios de la BNE, con un claro objetivo, el incremento del patrimonio documental de España, su conservación y su difusión.

Desde el Servicio de Valoración e Incremento del Patrimonio hasta el Servicio de Exposiciones y Servicio de Redes sociales pasando por el Laboratorio de Restauración, Laboratorio de Fotografía y Digitalización y siendo el hilo conductor el Servicio de Cartografía.

En la descripción de este artículo se analizarán las siguientes etapas en el trayecto del documento: Adquisición, Descripción, Conservación, Digitalización y Difusión del documento cartográfico.

Adquisición del documento cartográfico

La política de adquisiciones de la Biblioteca Nacional de España tiene como finalidad el enriquecimiento del patrimonio bibliográfico, según los objetivos marcados en su Estatuto. Se adquiere todo tipo de documentos tanto antiguos como modernos.

Para ello existen en la BNE dos Servicios encargados de la compra:

• Servicio de Compra para la adquisición de fondo moderno.
  
• Servicio de Valoración e Incremento del Patrimonio para la compra de fondo antiguo.
  

En el año 2006 se efectuó la adquisición de la Carta sincronológica. La propuesta de compra se inicia en los distintos servicios de la BNE, en este caso partió del Servicio de Cartografía. Se elabora un informe que analiza y valora la importancia de la pieza para las colecciones de la BNE en particular y para las del Estado en general.

Realizado el informe la obra pasa por la Comisión Permanente del Real Patronato. Si es aprobada, pasa, en segundo término, por la Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico (ubicada en el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte). Una vez aprobada por la Comisión y la Junta, se procede a la tramitación administrativa para pagarla.

La adquisición se formalizó mediante una subasta de la casa Soler y Llach realizada el día 9 de marzo de 2006 donde se consiguió el documento cartográfico y se adquirió por 2.500 euros.

Una vez realizada la adquisición pasa al Servicio de Cartografía donde se procede a su descripción.

Figura 1. Catálogo de subastas Soler y Llach. Fuente: BNE.

Descripción del documento cartográfico

La descripción del documento cartográfico lo realiza el personal bibliotecario especializado del Servicio de Cartografía dentro de un marco teórico, de acuerdo a las Normas de descripción física para material cartográfico y teniendo en cuenta la Normativa para Autoridades y Clasificación establecida por la BNE, en la que se colabora con los Servicios de Clasificación y de Coordinación y Normalización y atendiendo a la Normativa vigente y utilizada por la BNE (ISBD consolidada, edición española, 2013, Formato Marc 21 para registros bibliográficos, Formato Marc 21 para Autoridades, etc.).

La carta sincronológica es un documento cartográfico, una cromolitografía que se presenta enrollada sobre un eje de madera y que estirada tiene una medida de 70 x 678 cm.

Describe la historia completa del mundo desde sus inicios bíblicos – Adán y Eva en el Paraíso – hasta finales del siglo XIX y está ampliamente ilustrada con mapas, retratos, escenas bíblicas, monumentos, edificios históricos, etc.

Una vez efectuada la descripción en el Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria, rellenando los campos y relacionando las autoridades, se busca la ubicación que el documento ocupará en los depósitos y se pondrá la signatura que permitirá encontrar el documento cuando sea solicitado.

La ubicación en los depósitos es un paso importante porque a partir de este momento comienza la conservación del documento. El Servicio de Cartografía cuenta con dos plantas de depósitos, una de mapas modernos y otra de mapas antiguos. Además, en la sede que tiene la BNE en Alcalá disponemos de planeros para trasladar algunas colecciones.

Conservación del documento cartográfico

Los fondos cartográficos requieren una serie de procedimientos especiales encaminados a la conservación del material con un doble fin, preservar el Patrimomio documental español y facilitar su consulta y difusión.

Teniendo en cuenta la diversidad de soportes, la complejidad y variedad del material cartográfico hemos escogido un documento realmente complejo que permite analizar las dificultades que pueden encontrase en el proceso de conservación.

Nos encontramos con una pieza de gran tamaño, con una forma complicada y con un soporte frágil de madera que hace de eje, un documento en forma de rollo que requiere una lectura inicial cronológica para su mejor comprensión. Un documento que conservamos enrollado ya que por sus dimensiones es complicado colocar en un planero.

En el proceso de conservación de la pieza podemos hablar de dos aspectos, la preservación, en la que interviene el almacenamiento, el acondicionamiento de depósitos, el material de conservación, la restauración y la digitalización y un segundo aspecto, la manipulación de la obra; y todo ello contando con un elemento fundamental “el personal” vinculado con este material (tanto el usuario como el profesional).

Preservación y conservación del material cartográfico
En la BNE existe un Plan de preservación y Acceso al Documento con una serie de líneas estratégicas ligadas permanentemente a la gestión de las colecciones, la planificación de los servicios, los procesos técnicos y la difusión.

En la preservación de una obra es fundamental el almacenamiento.

El almacenamiento de documentos cartográficos en un mismo lugar es complejo dada la gran variedad de formas y soportes existente, si bien, a nivel general las condiciones del depósito son semejantes en lo referente a factores de temperatura, humedad y luz, a nivel particular el mobiliario es ya más específico de cada tipo de material. Utilizándose en este caso estanterías amplias que ocupan varios cuerpos.

Al mismo tiempo, cada obra, por sus características y condiciones, debe protegerse de forma individual con material de conservación, utilizando para ello fundas, carpetas, etc., en el caso que nos ocupa, empleamos una caja de conservación y un tisú enrollando el propio mapa.

Este material protege el documento facilitando su manipulación y conservación.

Figura 2. Caja de conservación. Fuente: BNE

Por otra parte, el deterioro de la obra da paso a su restauración.

Una restauración que se debe, bien a la política de restauración de la BNE, o bien a algún motivo específico como puede ser la difusión de la obra para una exposición, como es el caso de la Carta sincronológica que se mostró en la exposición “Cartografías de los desconocido” entre noviembre de 2017 y enero de 2018.

En la restauración del documento interviene personal cualificado, expertos restauradores, especializados en papel que hacen frente a los daños que ha sufrido la obra con el paso del tiempo. De esta manera la pieza en su recorrido hasta llegar al investigador se detiene en el Laboratorio de Restauración de la BNE para devolver a la obra un aspecto saludable.

En el proceso de restauración se procedió primeramente a separar la obra del soporte consiguiendo una mejor manipulación del documento dada la envergadura de éste.

Se limpió la suciedad tanto del soporte como el documento, se eliminaron manchas, se reintegraron algunos desgarros, etc.

Una vez restaurado se volvió a montar en su soporte que hace de eje para enrollar el mapa.

Todo quedó ampliamente documentado mediante fotografías e informes.

Y ya para finalizar se realiza la digitalización del documento. Normalmente la digitalización es previa a la restauración para tener un documento testigo que sirva posteriormente. Aunque en función del deterioro se vuelve a digitalizar para su divulgación.

La digitalización de obras, al igual que la restauración, se efectúa dentro de una política de digitalización de la BNE. Se establecen unos procedimientos y criterios que, en ocasiones, evolucionan en función de las necesidades o de las posibilidades que van surgiendo.

Así, aunque la elección de obras para la digitalización de la BNE se centra únicamente en los fondos de dominio público, es decir, aquellos que están libres de derechos de autor, hay otra serie de principios generales que guían la selección de documentos: la relevancia del contenido, el interés del material, el interés que puede tener para los usuarios, el valor patrimonial, etc.

Uno de los objetivos de la digitalización, además de la conservación, es la difusión y así, la BNE contribuye incrementando el número de obras de la Biblioteca Digital Hispánica permitiendo el acceso libre y gratuito a miles de documentos.

En la digitalización del documento interviene personal cualificado que lleva a cabo la reproducción de la obra. Dicha reproducción se efectúa en varios formatos que son utilizados según el uso que se vaya a hacer de la obra.

La pieza en su recorrido se detiene ahora en el Servicio de Fotografía y Digitalización de la BNE para permitir que el documento llegue a todo el público.

Figura 3. Carta sincronológica. Fuente: BNE

A lo largo de este recorrido que se inició con la adquisición, el documento cartográfico ha pasado por varias manos, la manipulación ha sido constante, pero en este paseo por las distintas dependencias de la BNE contamos con personal cualificado y equipamiento adecuado a cada etapa.

Manipulación y conservación del material cartográfico
La manipulación comprende una serie de tareas que afectan, en gran medida, a la buena conservación del material, intervienen tres elementos fundamentales, el mobiliario para el transporte del material, el mobiliario de consulta y el personal.

Para el traslado del material de unos Departamentos a otros contamos con equipamiento y material especial, como pueden ser carpetas, carros, etc. en una gran variedad, capaces de soportar los distintos soportes. Para la manipulación propiamente dicha disponemos de guantes, lápices, lupas y mesa grandes de consulta.

Y todo esto se efectúa, como ya he dicho previamente, con personal competente que conoce y está familiarizado con el valor de lo que tiene entre sus manos. El personal, referido tanto al profesional como al propio investigador, manipulará la obra con precaución.

Difusión del documento cartográfico

Y llegamos al final del recorrido, la Carta sincronológica está preparada para darse a conocer.

La difusión del documento cartográfico se realiza a través de varios Servicios:

• Servicio de Divulgación y Gestión Colección
  
• Servicio de Exposiciones
  
• Servicio del Museo
• Servicio de Difusión de Contenidos Digitales, Portales y Redes Sociales
• Servicio de Publicaciones
  

Cada uno de estos servicios se ocupa de coordinar y gestionar los servicios al público desde distintos puntos de vista. Por ejemplo el Servicio de Divulgación y Gestión Colección a través de la sala de investigadores (Sala Goya) atendiendo de forma presencial (en sala o visitas) y a distancia (divulgación en web y medios sociales) a los ciudadanos interesados en conocer las colecciones de Bellas Artes y Cartografía de la BNE.

El Servicio de Exposiciones y el Museo, siguiendo los objetivos marcados por los fines y funciones de la BNE se encarga de la planificación, coordinación y gestión de todas las operaciones relacionadas con el montaje de las exposiciones propias de la BNE y de las exposiciones temporales realizadas por otras Instituciones.

El Servicio de Difusión de Contenidos Digitales, Portales y Redes Sociales se ocupa de toda la comunicación digital, de proporcionar información sobre la BNE a través de su portal corporativo: Web Institucional, de los diferentes canales de medios sociales: Facebook, Twitter, YouTube, SlideShare y Flickr y del Blog de la BNE.

Destacar en esta línea un nuevo producto que se está desarrollando en estos momentos, se trata de una aplicación móvil “Second Canvas” que bajo el nombre “Tesoros de la BNE” permitirá al público disfrutar de las piezas más emblemáticas y representativas de la BNE a gran resolución, navegar por la obra accediendo a cada detalle incluyendo además una breve explicación con el fin de adentrarse, de una forma sencilla, en el mundo de la cartografía a través de sus grandes obras.

Todo esto son instrumentos de información y divulgación que nos permiten en cualquier momento dar a conocer nuestra ya famosa Carta sincronológica.

Y para finalizar, es el Servicio de Publicaciones el que, siguiendo las pautas editoriales principales edita por ejemplo, la Bibliografía de Cartografía en línea que nos permite conocer todo lo que se publica en España con depósito legal y que incluye mapas, planos, etc.

Además, edita estudios sobre sus propios fondos y los catálogos de las exposiciones que se exhiben en sus salas, tal es el caso de la Carta sincronológica que se muestra en el catálogo de la exposición “Cartografias de lo desconocido”, exposición celebrada en la BNE entre noviembre de 2017 y enero de 2018.

Figura 4. Exposición “Cartografías de los desconocido”. Fuente: BNE

Y me gustaría acabar diciendo que este artículo también nos ha servido para divulgar este documento cartográfico, la carta sincronológica, que bien podría definirse en dos palabras ¡Vaya rollo!