Archivo de planos en la empresa metropolitana de abastecimiento y saneamiento de aguas de Sevilla

EMASESA fue constituida en febrero de 1975 como sociedad anónima del Excmo. Ayuntamiento de Sevilla. El Ayuntamiento crea esta empresa como órgano de gestión directa para la prestación del servicio de abastecimiento y saneamiento de aguas en la ciudad de Sevilla.

Desde su creación, ha mantenido una orientación de colaboración con instituciones, ayuntamientos y otros servicios públicos, especialmente del área metropolitana de Sevilla. Esta colaboración determinó que paulatinamente fuese asumiendo mediante acuerdos de delegación de competencias de los Ayuntamientos, la gestión del abastecimiento, saneamiento y depuración de un buen número de poblaciones.

En mayo de 2007, tras la ampliación de capital y la incorporación de los ayuntamientos de las poblaciones abastecidas como accionistas de la Compañía, cambia su denominación por la de EMASESA Metropolitana.

Actualmente gestiona el abastecimiento directo de agua potable de la capital hispalense y el de las poblaciones de Camas, Dos Hermanas, Alcalá de Guadaíra, Mairena de Alcor, San Juan de Aznalfarache, Coria del Río, La Puebla del Río, Alcalá del Río, La Rinconada y El Garrobo. Estas poblaciones forman parte del accionariado de EMASESA Metropolita y sus alcaldes forman parte de la Junta General de la Compañía.

Es además responsable del servicio público de alcantarillado y depuración de Sevilla, Alcalá de Guadaíra, Camas, La Rinconada, San Juan de Aznalfarache, Coria del Río, La Puebla del Río, Alcalá del Río, Mairena del Alcor y Dos Hermanas.

Foto 1.

Aunque la empresa como sociedad anónima comienza su activad en 1975, los archivos históricos de la Compañía datan de finales del siglo XIX y principios del siglo XX, con documentación cedida por el Ayuntamiento Sevilla y que corresponde al periodo en el que la “Compañía de los Ingleses” gestionaba el abastecimiento a Sevilla.

A finales del siglo XIX, surge “The Seville Water Work Company Limited”, la compañía inglesa que se hizo cargo del abastecimiento de aguas a Sevilla a través una concesión otorgada por el Ayuntamiento de Sevilla en 1882.

Aunque la duración de la concesión era de 99 años, este plazo no llegó a cumplirse al rescatarse el servicio en 1957, pasando la gestión del abastecimiento al Ayuntamiento de Sevilla desde 1957 hasta 1968, fecha en la que se creó un Servicio Municipal para toda la gestión relacionada con el abastecimiento de aguas con presupuesto propio y autonomía de gestión, antesala de la EMASESA de hoy en día.

Introducción

El objeto de esta ponencia es describir los trabajos realizados en EMASESA para la puesta en valor de la información contenida en el archivo histórico del área técnica de nuestra Organización, haciendo especial hincapié en la definición de metadatos, necesarios para facilitar y agilizar su gestión a través de los Sistemas de Información implantados en la actualidad en la Compañía.

Para darle claridad a esta exposición, en un primer bloque haremos referencia a las características, origen y ubicación de los documentos, describiendo el trabajo desarrollado para su catalogación. Los problemas surgidos se plantean fundamentalmente en las tareas de localización e identificación de la información, ya que documentos de similares características se encuentran ubicados en diferentes unidades de instalación.

En segundo lugar, se describen las tareas realizadas para la definición de metadatos haciendo especial hincapié en la complejidad de la descripción por el contenido eminentemente técnico de los documentos, su antigüedad y forma de presentación. En este sentido, para la elaboración de las fichas descriptivas fueron muy importantes las aportaciones realizadas por el responsable de Cartografía de EMASESA y D. Joaquín Cortes José del Instituto Cartográfico de la Junta de Andalucía.

1. Fondo documental: Localización, procedencia y organización

Como hemos indicado al inicio de esta ponencia, EMASESA se constituye en el año 1975, heredando del Ayuntamiento de Sevilla documentación técnica y administrativa relacionada con la gestión del abastecimiento y saneamiento de aguas en la ciudad y producida por las distintas áreas municipales e incluso por la empresa encargada del abastecimiento al inicio del siglo XX, “The Seville Water Work Company Limited”. Este hecho se concreta en la transferencia desde los archivos municipales de la información contenida en las siguientes series documentales:

• Proyectos de obras en redes y/o instalaciones
• Cartografía urbana y planos generales de las redes de la ciudad
• Expedientes con documentación administrativa y técnica de la ejecución de obras de redes y/o instalaciones

En los dos primeros casos la documentación se encuentra almacenada en uno de los archivos del área técnica de EMASESA, en concreto en el gestionado por la unidad funcional de Cartografía, que pertenece al departamento de Supervisión y Documentación. Este archivo se encuentra localizado en el sótano de nuestras oficinas centrales y contiene tanto la documentación histórica transferida desde el Ayuntamiento de Sevilla como los proyectos y planos elaborados desde el inicio de la gestión por EMASESA (hasta 1975 inclusive).

En el caso de los planos, la ubicación es distinta en función del origen o uso que se le ha dado a la información, pudiendo encontrarse dentro de proyectos (generalmente en soporte papel) o en rollos con múltiples ejemplares relacionados entre sí por asunto o actuación (los planos se presentan en papel vegetal). Estos rollos se localizan en armarios metálicos con baldas, unidad de instalación que dificulta la organización y localización en casos de consulta. Es necesario por tanto modificar el sistema de almacenamiento estableciendo criterios normalizados de archivo y utilizando unidades de instalación que garanticen la integridad y perdurabilidad de la documentación.

Los expedientes indicados en el tercer punto, se almacenan en el archivo de la Unidad de Apoyo de EMASESA, responsable de la custodia de los expedientes corporativos, que en un gran número se corresponden con los expedientes de contratación (obras, servicios, suministros). Este fondo documental, en lo que se refiere al área técnica, permite conocer todas las gestiones, administrativas y técnicas, llevadas a cabo en relación con la construcción y/o actuaciones en redes de abastecimiento, saneamiento e instalaciones (edificios, depuradoras, estaciones de bombeo, estaciones de tratamiento, etc.).

Ambos fondos documentales contienen información que data de principios del siglo XX y por tanto los formatos y soportes son de diversa índole, dando fé de las técnicas utilizadas a lo largo del tiempo en la elaboración de este tipo de documentos.

Por su antigüedad y contenido dichos documentos constituyen una fuente de información histórica de gran valor para el conocimiento, no sólo del área territorial del ámbito abarcado si no de la evolución de los sistemas de abastecimiento y saneamiento de la ciudad, y no menos importante, de los trámites administrativos necesarios para la puesta en marcha y ejecución de las actuaciones por instituciones ya desaparecidas. En este sentido, se puede decir que la documentación que nos ocupa forma parte tanto de la memoria de nuestra organización como de la propia ciudad.

Foto 2. Plano del Embalse de la Minilla del año 1940

Resaltar el incremento del valor documental de esta información por su calidad de único, al no encontrarse publicado ni existir múltiples ejemplares, por lo que además, constituye un testimonio documental de gran interés que, aunque conservado, entendemos no puede prestar ningún servicio a otras entidades o para la investigación por la situación en que se encuentra actualmente.

EMASESA, consciente de dicho valor, ha cuidado la conservación de estos documentos, ubicando su almacenamiento en archivos cerrados y custodiados por los responsables de las áreas correspondientes. Sin embargo, sí es cierto, que al no existir un sistema de archivo normalizado, los criterios para su localización han respondido a las necesidades organizativas de las áreas afectadas, con inventarios descriptivos de datos generales que, en esencia, sólo permiten conocer la denominación y localización geográfica de la actuación, incluyendo como única referencia la fecha en la que se abrió la unidad de almacenamiento y el número asignado por la entidad productora dentro de su sistema de ordenación.

Por todo lo anterior, EMASESA, se plantea como reto organizar e identificar los documentos para facilitar su accesibilidad y consulta tanto por los miembros de nuestra organización como por otras entidades y centros de documentación especializados. Todo ello teniendo en cuenta la evolución de la tecnología y la necesidad de contar con soportes informáticos que permitan el acceso a través de los distintos Sistemas de Información.

En un principio y por el volumen de información a tratar, para abordar los trabajos necesarios, se establece su ejecución en diferentes fases, concretándose la primera a la documentación técnica (planos y proyectos), producida con anterioridad al inicio de la gestión por EMASESA, es decir hasta 1975 inclusive.

Paralelamente, y dado que en EMASESA se está llevando a cabo la implantación de un Sistema de Gestión Documental Corporativo, que a su vez se encuentra integrado con los Sistemas Informáticos de Gestión, los trabajos de organización y descripción se complementan con la digitalización e indexación de la información, de tal manera que pueda ser gestionada por los usuarios con el perfil adecuado sin necesidad de manipular los documentos en soporte papel, reduciendo los tiempos de consulta y garantizando la perdurabilidad e integridad de la información almacenada en soporte papel.

Por otro lado, y en lo que a la definición de metadatos se refiere, ha sido tenida en cuenta la posibilidad de integrar esta información en aplicaciones de redes informáticas especializadas.

2. Tareas previas a la identificación de metadatos

Los trabajos de descripción se plantearon con un doble objetivo, que se concretaba en:

• Descripción pormenorizada de la información contenida en los documentos
• Conocer los diferentes soportes, formatos y estado de conservación de dichos documentos. Datos fundamentales para establecer los requisitos técnicos para la digitalización.

Del análisis previo realizado se determinó la existencia de dos series documentales, proyectos y planos. En el caso de estos últimos, pueden presentarse dentro de los proyectos, sin embargo son almacenados en unidades distintas de instalación los elaborados en papel vegetal, que a su vez sirven de soporte para la realización de copias con distinta utilidad y destino: proyectos, documentos de trabajo para actuaciones técnicas, entrega a otras entidades, etc..

Para la unidad funcional responsable de esta información, los planos en papel vegetal son considerados originales, extremo justificado por tratarse del soporte utilizado por los integrantes de la unidad funcional para plasmar la información (cartografía base, trabajos proyectados, ejecutados o finalizados).

En este sentido, para la catalogación de los planos en soporte vegetal, además de otros índices, se consideró necesario describir:

• En los planos en papel vegetal: proyectos relacionados
• En los planos incluidos en proyectos: forma y formato

En cuanto a la identificación de metadatos que pudieran ser de utilidad a otros usuarios u organismos, nos pusimos en contacto con el Instituto Cartográfico de Andalucía que nos aportó información de gran valor por su experiencia en este campo y con el que se estableció la posibilidad de llevar a cabo un convenio de colaboración para la puesta en valor de la información cartográfica contenida en nuestros archivos, sobre todo en los mapas con datos sobre zonas geográficas de nuestro ámbito de actuación.

2.1. Determinación de metadatos
Para facilitar los trabajos de catalogación fueron elaboradas dos tipos de fichas descriptivas, una para proyectos y otra para planos, con los metadatos que se especifican a continuación:

FICHA DE PROYECTOS

Nota 1: (Referencia geográfica)

Nota 2: (Entidad Responsable)
DESCRIPCIÓN
Empresa Municipal de Abastecimiento y Saneamiento de Sevilla S.A.
Servicio Municipal de Agua
Ayuntamiento de Sevilla- Dirección de Saneamiento
Ayuntamiento de Sevilla. Oficina Técnica de Nuevo Abastecimiento
Oficina Técnica de Estudios y Obras de la Delegación de Aguas y Alcantarillado
Abastecimiento de Agua
Sección Técnica de los Servicios de Saneamiento
Dirección de Agua y Saneamiento / Alcantarillado
Ayuntamiento de Servilla. Agrupación Obras y Servicios
Servicio de Vías y Pavimentación
Confederación Hidrográfica del Guadalquivir
Oficina Técnica de Urbanismo
Ayuntamiento de Sevilla. Red de Distribución de Agua
Servicio Municipal de Alcantarillado
Servicio Municipal de Abastecimiento y Saneamiento de Aguas
Negociado de Obras Públicas
Ayuntamiento de Sevilla
Servicio de Aguas

Nota 3: Tipos Documentales

FICHA DE PLANOS

Para facilitar la catalogación y teniendo en cuenta la actividad de EMASESA, junto con los metadatos se establecieron las siguientes tablas descriptivas.

Nota 1 (tipos de soporte):

 Papel
 Papel vegetal
 Papel tela
 Papel milimetrado
 Pizarra
 Reproducible de amoniaco
 Otros ……

Nota 2 (Forma):
 Original
 Copia
 Borrador
 Copia autenticada

Nota 3 (Formato):
 A0
 A1
 A2
 A3
 A3.0
 A3.1
 A3.2
 A4
 Folio
 No normalizado …..

Nota 4 (Técnica de reproducción):
 Color
 Blanco y negro

(*) Dependiendo del tipo de plano la descripción se ajusta a las indicaciones incluidas en las tablas siguientes, elaboradas para normalizar la descripción de los metadatos y evitar el uso de términos distintos para la misma información.

A. PLANOS DE REDES: Normalmente son planos de proyectos

Tabla 1 (Categoría)
Existente
Proyectado
Liquidación

Tabla 2 (Subserie)
Abastecimiento
Saneamiento (Pluviales)
Saneamiento (Fecales)
Riego
Agua Bruta
Red de Climatización (Cartuja)
Red contra incendios (Cartuja)
Pavimentación
Otros:………………………………

Tabla 3 (Tipo Documental)
Situación
Emplazamiento
Plantas
Perfiles
Detalles
Planificación de las Obras
Desvíos de Tráfico
Sección
Gráficos
Otros:……………………….

B.- PLANOS DE OBRA CIVIL O EDIFICIOS

Tabla 1 (categoría)
Existente
Proyectado
Liquidación

Tabla 2 (Subserie)
Edificios
Estaciones de Bombeo de Abastecimiento
Estaciones de Bombeo de Saneamiento
Embalses
Estación Depuradora
Otros

Tabla 3 (Tipo documental)
Situación
Emplazamiento
Topográfico
Replanteo
Perfil
Planta de Urbanización
Planta de Distribución
Planta de acotado
Planta de cubierta
Alzados
Secciones
Secciones constructivas
Estructuras: ………………
Instalaciones:…………….
Detalles:…………………..
Usos
Acabados
Esquemas unifilares
Gráficos
Otros:………………………

C.- CARTOGRAFÍA URBANA. VARIOS

Tabla 1 (Tipo Documental)
Situación
Emplazamiento
Plantas
Perfiles
Detalles
Planificación de las Obras
Desvíos de Tráfico
Sección
Gráficos
Otros:……………………….

3. Resultados del proyecto

Finalizados los trabajos de catalogación, ejecutados tanto en proyectos como en planos (generales y de proyectos), se obtiene la siguiente información:

• Se han catalogado un total de 815 proyectos y 5348 planos (inclusive planos del año 1921)
• Hemos relacionado los proyectos con los planos en soporte vegetal. Dependiendo de su antigüedad, los proyectos incluyen planos originales, copias o copias autenticadas. En distinta ubicación del archivo se localizan los planos vegetales. Con esta información se cumple el objetivo de conocer la ubicación de los originales y/o copias o, en su caso, del único ejemplar y el soporte en el que se presenta.
• La información obtenida nos permite además, realizar cotejos con la correspondiente a otros fondos documentales de EMASESA que pudieran estar vinculados con este tipo de documentación (expedientes corporativos).
• La información obtenida se encuentra disponible en una base de datos que va a permitir realizar los análisis necesarios para establecer un nuevo proyecto de digitalización e indexación del archivo de cartografía (desde 1921 hasta 1975) en coordinación con el Instituto Cartográfico de Andalucía, con el que nos encontramos en vías de establecer un convenio de colaboración.
• Hemos establecido las dimensiones de los planos y su estado de conservación. Como dato a resaltar sobre el contenido del archivo:

Planos de redes=70% del archivo
Planos de obra civil= 25% del archivo
Cartografía general (urbana) =5% del archivo

En cuanto a los trabajos de digitalización para determinar los requisitos técnicos, es necesario tener en cuenta que los formatos en su mayoría no son normalizados, en concreto un 94% del archivo. Esto supone que en la selección de las empresas especializadas en digitalización, se ha de tener en cuanta, que deben de aportar equipos cuyas características permitan garantizar la integridad de documentos con la antigüedad que nos ocupan y formatos, soportes y formas diversas.

4. Beneficios de la reorganización e inventario de la documentación

• Mejorar el acceso a la información, disponiendo de un sistema de archivo organizado, accesible e inventariado.
• Mayor perdurabilidad de la documentación, que se considera de gran valor histórico, al utilizar para su conservación unidades de almacenamiento (cajas/carpetas) de materiales no agresivos ni perjudiciales para el soporte papel.
• Ahorro de costes mediante la racionalización de la distribución del espacio destinado al recinto archivístico, la eliminación de documentación duplicada, y la retirada y envío de documentación al servicio de custodia externa.
• Posibilidad de compartir la información con centros de documentación especializados, investigadoras, personas interesadas en conocer la historia del abastecimiento y saneamiento en la ciudad de Sevilla, etc.

5. Conclusiones

Para el desarrollo de los trabajos han sido fundamentales las aportaciones realizadas dentro de un equipo de trabajo multidisciplinar, formado por técnicos de gestión documental, archiveros, responsables de la documentación y expertos en catalogación de planos.

Uno de los aspectos más importantes que se han tenido en cuenta a la hora de la catalogación ha sido la referencia geográfica.

Para determinar los metadatos relacionados con este campo se realizó, a priori, un análisis exhaustivo de las distintas variables que nos podíamos encontrar en los planos antiguos a catalogar, por ello se llevo a cabo un muestro con distintos planos de diferentes épocas, para determinar la casuística que se daban en estos planos, incorporando paulatinamente a la referencia geográfica los apartados necesarios para su localización,

Estos trabajos perseguían cumplir un doble objetivo:

– Por un lado, coordinar los trabajos de catalogación con el Instituto Cartográfico de Andalucía (ICA) con el fin de poder integrar los planos a digitalizar en la base de datos cartográfica del Instituto, aportando toda la información de los metadatos necesarios para su posterior localización e identificación en dicha cartoteca.

– Por otro lado, es primordial la integración de la cartoteca antigua en los Sistemas Informáticos actuales (tanto en EMASESA como en centros de documentación especializados), por lo que la determinación de la referencia geográfica es fundamental para que posteriormente estos datos sean trazables con la geografía actual.

El objetivo concreto es, por tanto, integrar la cartografía antigua en el GIS (Sistema de Información Geográfica) en el que ya se encuentra la cartografía actual de Sevilla y poblaciones abastecidas, y en donde se recogen las redes de abastecimiento, saneamiento, acometidas e instalaciones de EMASESA.

Dado que la denominación de los lugares geográficos e instalaciones de la cartografía antigua, en la mayoría de los casos no coincide con la utilizada en la actualidad, es necesario relacionar los nombres antiguos con el callejero actual disponible en nuestra organización.

Para realizar esta integración se ha planteado otro proyecto, conjuntamente con el responsable de GIS, utilizando bibliografía especializada y datos aportados por el Instituto Nacional de Estadística.

Las relaciones obtenidas nos permitirán realizar búsquedas de calles, avenidas, urbanizaciones, instalaciones, etc., antiguas, con el sólo dato de la denominación actual.

En esta ponencia hemos pretendido exponer nuestra experiencia en un proyecto de catalogación de planos y proyectos. Sin embargo, y por la fase en la que nos encontramos, consideramos de gran interés conocer proyectos similares realizados en otras organizaciones, ya que nos aportarían una visión global que entendemos de gran valor para la planificación de las siguientes fases del proyecto.