El proyecto de inventario topográfico de la sección Mapas y Planos del Archivo General de Indias

1. Introducción

Según recoge el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos, el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Autónomos, y su régimen de acceso, es función propia de los archivos históricos garantizar la custodia y conservación de los documentos que forman parte del patrimonio documental español. Para poder cumplir con esta primera función, por tanto, es requisito imprescindible que todo centro conozca bien y sin posibilidad de dudas cuál es ese patrimonio que alberga en sus instalaciones y dónde lo tiene almacenado. De lo contrario, muy difícilmente podrá garantizar su adecuada conservación e instalación, los planes de gestión de emergencias no serán operativos y sería imposible garantizar un buen servicio a los usuarios.

En este contexto hay que señalar la importancia de contar con un inventario topográfico real y actualizado que asegure un control de fondos efectivo, que en última instancia asegurará la conservación y permanencia del patrimonio histórico y permitirá a los archivos históricos cumplir con uno de sus principales objetivos.

El inventario topográfico es un instrumento de control versátil, que puede aplicarse a la totalidad de un archivo, depósito, fondo o serie documental. Debe ofrecer una información somera, pero al mismo tiempo suficiente para cumplir con su finalidad, esta es: localizar de manera unívoca las unidades documentales o unidades de instalación sobre las que se aplique. Aunque esta sea la razón de ser de todo inventario topográfico, también nos permite obtener otra información valiosísima para el archivo: el número real de unidades custodiadas.

Por tanto, el inventario topográfico se nos ofrece como un instrumento de control esencialmente de carácter interno, no destinado al usuario externo. Podría considerarse un “mapa del tesoro”, que guía al archivero a través de los pasillos y estanterías de sus depósitos hacia las joyas que conserva en sus cajones y estanterías.

2. Punto de partida

“Mapas y Planos” es una colección facticia cuya creación se atribuye a Pedro Torres Lanza, funcionario del Archivo General de Indias desde 1881, y director del mismo desde 1900 hasta su jubilación en 1925. Al ser una colección facticia su organización no refleja el funcionamiento ni estructura de las instituciones productoras, pues son documentos extraídos de sus expedientes de origen por motivos de conservación principalmente, pero también obedeciendo al afán coleccionista propio de la época.

Todos estos documentos fueron elegidos por sus características físicas que los diferenciaba del resto de documentación conservada en los depósitos. Así, nos encontramos con documentos iconográficos (mapas y planos fundamentalmente, pero también dibujos), documentos escritos sobre pergamino (bulas y breves papales en su mayoría, aunque no en exclusiva) e incluso objetos no documentales (como muestras de tejidos o metales).

Ante tal amplitud y diversidad, en 2018 se decidió modificar el nombre oficial de esta colección por el de “Mapas, planos, documentos iconográficos y documentos especiales”.

Por otro lado, esta colección se divide a su vez en nada menos que treinta series facticias que podríamos dividir en dos grandes grupos:

1. a) Series geográficas: Fueron las primeras en crearse y sus documentos salieron principalmente de los fondos de las distintas Audiencias. Suelen ser documentación cartográfica, relativa a mapas de territorios y regiones y también planos de ciudades o edificios. Se trata de documentos relativos a América y Filipinas en su inmensa mayoría, la única excepción la supone la serie “Europa y África” donde se dispusieron los escasos documentos relativos a estos dos continentes. A modo de curiosidad, es esta última serie la que conserva todos los planos relacionados con la adaptación del edificio de la Lonja de Sevilla para convertirse en el Archivo General de Indias.

1. b) Series por materias: Documentos agrupados, no por referirse a un territorio concreto, sino por razón del tema o materia con que están relacionados. Algunas de estas series son “uniformes”, “ingenios y muestras”, “minas” o “banderas”, por ejemplo.

 Tabla 1. Series facticias de la colección.

Fuente: Archivo General de Indias. Elaboración propia.

Por lo tanto, desde las últimas décadas del siglo XIX (el primer catálogo de los mapas y planos de Filipinas se publica en 1897) hasta los primeros años del siglo XXI, esta colección ha ido incrementándose paulatinamente. En esos momentos iniciales se conservaron en planeros de madera dispuestos a lo largo de las galerías superiores del edificio, muchos de ellos expuestos con frecuencia y colgados de chinchetas, cuyas cicatrices son visibles en la actualidad. Y conforme las recomendaciones de conservación iban modificándose y actualizándose, también lo hicieron las condiciones de instalación de esta colección. Así, en la actualidad, cada uno de sus documentos está protegido por carpetillas de papel de conservación, instalados en planeros metálicos y en depósitos con condiciones de temperatura, humedad e iluminación permanentemente controladas.

Por otro lado, al ser una colección facticia formada por documentos extraídos de su procedencia original, desde su nacimiento ha estado acompañada por diversos instrumentos de control que también han ido cambiando y evolucionando con el paso de los años y el avance de la informática. Los primeros instrumentos fueron los catálogos elaborados por Pedro Torres Lanza y publicados por la Tipografía de la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos. Se trataba de un instrumento más orientado a la difusión, no tanto al control topográfico, lo cual tiene cierto sentido si tenemos en cuenta que, en estos primeros años, el volumen de la colección era reducido y su localización no daba lugar a dudas.

En la actualidad, tras más de cien años de andadura, la colección cuenta con más de ocho mil unidades. No obstante, resulta difícil precisar el número exacto por una serie de factores que se desarrollan más adelante.

Ante tal volumen de documentación, se hizo preciso contar con instrumentos de control más precisos que esos primeros catálogos y por ello, desde el último tercio del siglo XX se desarrollaron una serie de trabajos sobre esta colección que abarcaron: su reinstalación, descripción, restauración, digitalización y, como no podía ser de otro modo, su control.

También hay que tener en cuenta que, durante mucho tiempo, la tendencia fue extraer todos los documentos susceptibles de formar parte de esta colección, con independencia de su tamaño y soporte, únicamente por el hecho de contener algún rasgo que permitiera integrarlo en alguna de las series arribas citadas. Por ello no debe sorprender la cifra dada en el párrafo anterior.

No obstante, en un momento determinado, esta tendencia se alteró. Por un lado, documentos susceptibles de integrarse en “mapas y planos” siguieron integrándose en la misma desde un punto de vista intelectual y recibiendo la signatura correspondiente; pero, al mismo tiempo, se acordó que, si el documento podía permanecer en su legajo de origen, lo hiciera. En este momento, la colección de mapas y planos deja de ser coincidente en su totalidad, con el contenido físico de los cajones. No todos los documentos de la colección se conservan ya en los planeros, ni todo lo que contienen los planeros forma parte de la colección. Ante este panorama, contar con un inventario topográfico actualizado se presentó como una auténtica necesidad.

3. La puesta en marcha del proyecto: evaluación inicial

Como se ha comentado, siempre ha existido una preocupación por parte de los profesionales encargados de esta colección por garantizar su custodia y control. Sobre todo, a partir de la informatización del Archivo General de Indias en la década de los 90 comenzaron a elaborarse instrumentos en distintos formatos para controlar el contenido de los planeros. Además, también existieron instrumentos complementarios centrados en el estado de conservación de los documentos que, si bien no abarcaban la colección completa, sí aportaban una información muy valiosa como: soporte, medidas, si tenía reproducción, si había sido restaurado, etc.

Todos ellos fueron instrumentos necesarios y útiles para cumplir con su propósito, aunque, como no podía ser de otra manera, tenían las limitaciones propias de las herramientas de la época. Por eso motivo, aprovechando las ventajas de la tecnología actual, con los desarrollos informáticos, aplicaciones de ofimática y sistemas propios como el módulo de “Gestión Interna de Archivos” del Portal de Archivos Españoles[1], se consideró necesario actualizar y completar todos estos instrumentos.

Además, los planeros venían arrastrando un problema de falta de espacio que era necesario resolver para poder incorporar aquellos documentos que sí necesitaban ese tipo de instalación. Se realizó una inspección visual de cada una de las unidades allí colocadas y se identificaron varios factores que agravaban este problema:

– Existencia de carpetillas protectoras con signatura de mapas y planos específicos que no incluían dichos mapas o planos, ya que se encontraban en otra ubicación o reintegrados en su legajo de origen. En muchos casos tan solo contenían un testigo de dicha ubicación.

– Documentación que, por sus características físicas, podía conservarse en sus legajos de origen, sin necesitar una especial instalación en este mobiliario.

– Falta de homogeneidad en la numeración de planeros y cajones, e identificaciones inexactas, lo que dificultaba una rápida localización.

– Cajones que presentaban deterioro y desgaste por el uso y el paso del tiempo.

– Mal aprovechamiento del espacio disponible, con cajones demasiado llenos y otros demasiado vacíos.

Todo ello es consecuencia lógica del paso del tiempo, al tratarse de un conjunto documental muy utilizado y consultado, tanto por profesionales internos como investigadores, y sobre el que los criterios de gestión han ido cambiando a lo largo de las décadas.

4. Objetivos del proyecto

Los objetivos que se buscaban con este proyecto eran, principalmente:

1. Obtener un instrumento de control preciso de los documentos instalados en planeros, utilizando para ello las herramientas informáticas disponibles.

Como se ha indicado, los topográficos son los instrumentos adecuados para ello, pero surge una dificultad con el Sistema de Gestión de Archivos de la Subdirección de Archivos Estatales: aunque integra una serie de herramientas para el control efectivo de los fondos, ninguna de ellas cumple de momento todas las condiciones que tiene que tener un buen topográfico. Así pues, el proyecto debía contemplar, no solo la utilización de dicho sistema para el control de los fondos, sino también la elaboración de un topográfico en sí, más completo, utilizando como base los instrumentos ya existentes.

2. Conseguir espacio en los planeros para poder instalar en ellos otros documentos que debían ser conservados más adecuadamente.

El colapso de este tipo de mobiliario estaba afectando de forma negativa a documentos, principalmente de gran formato, que no podían recibir una instalación adecuada por falta de espacio. Es por ello que otro de los objetivos marcados es “limpiar” estos planeros de carpetillas vacías y de documentos que no necesitasen este tipo concreto de instalación, así como reubicar los que sí debían estar en ellos, aprovechando al máximo el espacio disponible.

3. Instalar adecuadamente los distintos materiales conservados.

Ya que en dichos planeros se encontraba documentación de muy diversa naturaleza y soportes, y que en algunos casos no era realmente la instalación más adecuada, se planteó identificar ese tipo de materiales, separarlos del resto e instalarlos en otros contenedores y mobiliario más apropiado para su conservación permanente. Este sería el caso de lo que en este proyecto se ha denominado “materiales especiales”, como metales, materiales de naturaleza vegetal como madera o canela, o de naturaleza animal como plumas, etc.

Pero también sería el caso de documentos excesivamente grandes que necesitarían unos planeros especiales, de los que el centro carece en este momento, pero que deben estar localizados e identificados.

Relacionado justamente con este último punto, también se planteó la revisión de todo el mobiliario, para detectar los problemas que pudieran presentar para una adecuada conservación de los documentos, y poder planificar también las necesidades de él, tanto actuales como futuras. Y todo ello acompañado, además, de una identificación clara de cada uno de los planeros y mobiliario, ya no por su contenido, sino por su ubicación en los depósitos.

Todos estos objetivos son los que el proyecto que en el Archivo se ha denominado “Inventario topográfico de Mapas y Planos” pretende abarcar, que sobrepasa, con mucho, el simple objetivo de realizar un instrumento de control de los documentos que integran la Colección Mapas y Planos. De hecho, lo que realmente pretende es controlar de la forma más eficiente posible todos los documentos que, para poder conservarse adecuadamente y detener al máximo su deterioro, no pueden mantenerse en sus legajos originales, sean mapas y planos, o no, y estén integrados en dicha colección o no. Y a ello hay que sumar la maximización de la utilización del espacio de los depósitos, para que todos los documentos del Archivo General de Indias estén instalados de la mejor manera posible y se cumpla una de las principales tareas de los Archivos: el legar a las generaciones futuras el patrimonio histórico que albergan.

5. Ejecución del proyecto

Para solventar estas cuestiones, se ha proyectado un sistema de trabajo por fases, las cuales se nombran seguidamente:

Fase 1:  Extracción de carpetillas vacías de los planeros.

Como se ha indicado con anterioridad, los planeros contaban con una gran cantidad de carpetillas que no contenían ninguna unidad documental o pieza. Esto se debe a que, desde hace años, en el archivo se ha ido realizando la reintegración de algunos de estos documentos en sus legajos originales, al ver que esta medida no afectaba a su conservación (normalmente aquella documentación de tamaño igual o inferior a la de los folios del legajo original). Con todo, las carpetillas originales se mantenían en el planero, normalmente para que el personal encargado del transporte físico de la documentación conociera la ubicación del mismo una vez se solicitara.

Fase 2: Contabilización del número de unidades de instalación y unidades documentales físicas por cajón.

Una de las tareas fundamentales de un inventario topográfico es el control exacto de la cantidad de unidades documentales con las que un archivo cuenta. Por lo tanto, se decidió hacer un conteo físico de cada uno de los planos, pudiendo determinar cuántas unidades había en cada cajón con exactitud. En este sentido, se debe mencionar que, en cada cajón, los mapas y planos siempre se disponen en dos columnas. Esto permitió conocer las diferencias, en ocasiones sustanciales, en la cantidad de planos entre cajones o incluso entre las propias columnas, permitiendo su corrección en fases posteriores a través de la uniformización de cada cajón con la inclusión del mismo número de planos por cada uno de ellos.

Fase 3: Elaboración de un inventario topográfico provisional recogiendo los contenidos de las cartelas de los planeros.

Se trata de una fase que completa la información de la anterior. En un trabajo mucho más detallado, se recopilaron todas y cada una de las signaturas recogidas en los cajones de cada planero. De esta manera, se pudo actualizar la información respecto a los antiguos sistemas de control existentes, conociendo con exactitud la ubicación de cada uno de esos planos. De esta manera, se realizó un inventario topográfico provisional de este momento en concreto con un documento Word.

Fase 4: Nueva numeración de planeros y elaboración de mapas cenitales de los depósitos.

Los planeros en los que se han custodiado los planos contaban con una identificación antigua que podía generar confusión, ya que se numeraban de manera independiente por cada depósito. Además, alguno de ellos, según el tipo de documentación que guardaba, contaba con una numeración distinta. Por lo tanto, se decidió reenumerar dichos planeros de manera que todos contaran con un número currens único, sin tener en cuenta ni el tipo de piezas que guardaban o el depósito en el que se encontraban.

Además, se identificó cada cajón de cada uno de los planeros, también haciendo uso de numeración currens, ya que anteriormente no contaban con ningún tipo de identificación, facilitando así la localización de la documentación, especialmente para los encargados del movimiento físico de las unidades documentales.

De forma complementaria, se realizaron mapas detallados de los depósitos mostrando la ubicación de cada planero junto con su nueva numeración, mejorando la rapidez a la hora de buscar una unidad documental.

Fase 5: Identificación de documentación susceptible de ser considerada de gran formato o material especial

Dentro del inventario topográfico provisional antes mencionado, se identificaron aquellas unidades documentales con características especiales que, en un futuro, deberían trasladarse a un mobiliario más adecuado, ya sea por tamaño o por ser de un soporte diferente al papel de trapo, el más común.

Fase 6: Reordenación de mapas y actualización de los instrumentos de control.

Para aprovechar al máximo el espacio, sin perjudicar a la conservación, se acordó colocar en aquellos planeros que no contuvieran grandes formatos, 40 documentos por cajón, 20 en el lado derecho y otros 20 en el lado izquierdo. De esta manera, se lograría un mejor aprovechamiento del espacio y del control de las unidades de instalación. Además, se reubicarían los grandes formatos y materiales especiales, primero en cajones provisionales, para luego instalarlos de la manera más adecuada (nuevas carpetillas o contenedores) en sus ubicaciones definitivas.

En cuanto a los instrumentos de control, se decidió trasladar la información contenida en el topográfico provisional a una tabla de Excel, cuyo manejo se consideró más adecuado para el fin pretendido, y a su vez ir actualizando la información de control del Sistema de Gestión de Archivos (GIA).

Así, la metodología seguida ha sido la siguiente:

La reubicación se ha ido realizando cajón por cajón, primero vaciándolos poco a poco, comprobando cada documento y su signatura, cotejándolo con la tabla Excel. Una vez que se contabilizaban 20 documentos, se colocaban a un lado del cajón que se iba a utilizar para la reubicación, y de nuevo se hacía la misma operación hasta alcanzar las 40 unidades establecidas. Una vez que el cajón estaba lleno, se trasladaba a la tabla Excel la nueva ubicación (que recoge el número de depósito, el planero y el cajón).

En los casos en los que se encontraban documentos de gran formato o materiales especiales se reubicaban en cajones habilitados al efecto, consignándolo de inmediato en la tabla Excel, a la espera de una ubicación más adecuada, que será realizada en futuras fases de este proyecto.

Toda esta información se trasladaba también al “Árbol de signaturas” del GIA donde, además de la nueva ubicación en los depósitos, se recogía el soporte y estado de conservación.

Finalmente, otras tareas realizadas han sido la identificación de cajoneras con deterioros y la reintegración de documentos que, por su formato y características, podían regresar a sus legajos de origen. Para el control de la ubicación de estos últimos se ha realizado otro instrumento de control (tabla de Excel), donde se recoge su ubicación actual, y se ha ido actualizando la información en GIA de forma paulatina. Además, también se han recogido aquellos documentos de la colección Mapas y Planos que tienen dos o más signaturas, y aquellas signaturas que están vacías, es decir, que no tienen ningún documento asociado.

6. Conclusiones

Como se puede ver, todo este proyecto ha sido un trabajo complejo, que aún no ha concluido, y que en el futuro se podrá ir enriqueciendo conforme las herramientas disponibles tengan cada vez más utilidades y ofrezcan más posibilidades de mejora.

Además, quedarían por delante nuevas fases a realizar, como la reinstalación más adecuada de grandes formatos y materiales especiales, como ya se ha mencionado con anterioridad, la compra de planeros más adecuados para poder conservar aquellos documentos extremadamente grandes que no pueden ser desplegados en su totalidad en el actual mobiliario, o el estudio del estado de conservación de dichos documentos y su necesidad de restauración.

7. Bibliografía

• COLOMAR ALBAJAR, MARÍA ANTONIA (1980): “Introducción al estudio de la sección de Mapas y Planos”, Documentación y Archivos de la Colonización española. La Rábida, 8-12 de octubre de 1979. Madrid, Ministerio de Cultura, Dirección General de Bellas Artes, Archivos y Bibliotecas, Subdirección General de Archivos, pp. 35-64.
• TORRES LANZAS, PEDRO (1897): Relación descriptiva de los Mapas, Planos, etc. de Filipinas, existentes en el Archivo General de Indias. Madrid, W.E. Retana.

Notas

• [1] Herramienta informática que permite gestionar los servicios de los Archivos Estatales.