Trabajos de adaptación a RDA para documentos cartográficos

Las Reglas de Catalogación Angloamericanas han sido durante décadas la normativa catalográfica más extendida a nivel mundial, conocidas como AACR2, en su segunda edición publicada en 1978. Obviamente, las AACR2 han pasado por diversas revisiones y actualizaciones, dada la evolución del mundo de la información. En 2004 se inició una nueva revisión, pero ya en 2005, viendo que una simple actualización no sería suficiente, se decidió desarrollar una nueva normativa más abierta y adaptada a los nuevos retos tecnológicos. La iniciativa de estas nuevas normas partió del Joint Steering Committee for RDA (JSC) formado por American Library Association (ALA), Chartered Institute of Library and Information Professionals (CILIP), Australian Committee on Cataloguing (ACOC), Canadian Committee on Cataloguing, British Library y Library of Congress. Posteriormente se sumó Deutsche Nationalbibliothek.

Las nuevas normas cristalizarían en 2010 con la publicación de RDA (Resource Description Access) y tras varias revisiones, en 2013, tres bibliotecas nacionales de Estados Unidos de América (la Library of Congress de acuerdo con la National Agricultural Library y la National Library of Medicine) decidieron adoptar la nueva normativa y comenzar a trabajar con ella. De esta manera, AACR2 dejaban de actualizarse.

Las razones que llevaron a este cambio fueron diversas y podrían resumirse en las siguientes:

• La constatación de que las AACR2 no podían dar cobertura a las nuevas tendencias tecnológicas por estar demasiado vinculadas a los catálogos tradicionales y no a las nuevas formas en que se presenta la información. Los ejemplos más claros  e inmediatos son la incorporación de la web semántica y  la evolución del Linked Open Data (Datos Abiertos Enlazados) que han de permitir relacionar y compartir datos e información con mayor eficacia.
• La incorporación del nuevo modelo conceptual elaborado por la IFLA y que pretende dar salida a las necesidades anteriormente expuestas: el FRBR (Functional Requeriments for Bibliographic Records) y el FRAD (Functional Requeriments for Authority Data).  Es de este modelo del que parte RDA para la descripción de documentos. En él la catalogación se basa en las entidades (los objetos de interés de los usuarios), los atributos (las características asociadas a cada entidad) y las relaciones que se establecen entre todos ellos.

Algunas de las instituciones que a nivel internacional actualmente están catalogando con RDA o que están implementando la nueva normativa son¹:

Existe además un grupo a nivel europeo, EURIG (European RDA Interest Group), que promueve los intereses profesionales comunes de todos los usuarios, o potenciales usuarios, de RDA en Europa.

Ante estos cambios a nivel internacional,  en el contexto español se produjeron dos respuestas. Por una parte, la Biblioteca Nacional de España, después de varios años de trabajos en relación a RDA, en 2014 emite una nota oficial donde explica la decisión de no adoptar la normativa por el momento (BNE, 2014). Seguirá estudiando la evolución de RDA (forma parte de EURIG), pero mantendrá las Reglas de catalogación como normativa catalográfica. El caso del sistema bibliotecario catalán es diferente ya que desde los años ochenta la normativa catalográfica a seguir fue la de las AACR2, de manera que en el contexto catalán se opta por el cambio a RDA al quedar como obsoleta la normativa utilizada hasta la fecha. En 2013 la Comisión Asesora de Catalogación de la Biblioteca de Catalunya (BC) expresó su voluntad de adoptar el nuevo sistema y se estableció una hoja de ruta para la implementación de RDA en las bibliotecas catalanas.

La hoja de ruta de la implementación de RDA en Cataluña

Una vez consensuada la decisión del cambio a RDA, la Comisión Asesora de Catalogación de la Biblioteca de Catalunya (BC) diseñó una hoja de ruta en cuatro fases:

• 0.    Fase introductoria o de toma de decisiones (2012-2014)
• 1.    Creación de instrumentos de trabajo y difusión (2015)
• 2.    Fase de preparación (1^er semestre 2016)
• 3.    Fase de implementación (2º semestre 2016-2017)

0.  Fase introductoria o de toma de decisiones (2012-2014)

1. En esta fase previa se establecieron como trabajos prioritarios:

• a)    Diseñar una hoja de ruta para los próximos años: dedicar el 2015 a la difusión del proyecto y el 2016 a la preparación del personal y los catálogos para a la implementación de RDA.
• b)    Crear una Subcomisión técnica de RDA con varios objetivos: liderar el proceso; crear las recomendaciones necesarias para preservar la coexistencia de los actuales registros bibliográficos y de autoridad con los futuros; y hacer el seguimiento del desarrollo del BIBFRAME, el futuro sustituto de MARC.
• c)    Traducir RDA al catalán y poner los instrumentos de trabajo que se vayan generando al alcance del mundo bibliotecario.
• d)    Realizar reuniones con los responsables de las instituciones que han decidido implementar RDA en 2016 para estudiar las estrategias del traspaso.

1. Creación de instrumentos de trabajo y difusión (2015)

• a)    Elaboración, actualización y traducción de artículos y canales de difusión en el sector bibliotecario. Merece especial mención la realización de la página webHacia RDA² de la Biblioteca de Catalunya (BC), donde se reúne toda la información sobre el cambio: manuales, diccionarios, normativas que se van aprobando, así como los eventos relacionados con el tema.

Figura 1. Página web hacia RDA.

• b) Traducción catalana de RDA³ (presentada en febrero de 2016) impulsada por la BC y realizada por la profesora Assumpció Estivill.

2. Fase de preparación (1º semestre 2016)

Paralelamente a la preparación de los instrumentos de trabajo se inició la adaptación progresiva de los catálogos con la identificación de las operaciones que pueden llevarse a cabo de forma masiva o automática. 

• a)    Definición de las transformaciones que se han de hacer a los registros actuales para adecuarlos a RDA, priorizando los procesos automáticos que se pueden realizar en cascada a grupos de registros.
• b)    Valoración de las diferentes opciones de visualización de los nuevos campos en los actuales OPACs. Los softwares de catalogación también deben adaptarse a las nuevas normas por lo tanto se tienen que; modificar las plantillas de validación, añadir nuevos campos que se deberán indexar, y perfilar como serán visualizadas estas novedades.
• c)    Creación de materiales de soporte y cursos de formación para orientar a los catalogadores.
• d)    Establecimiento de los niveles mínimos para los registros bibliográficos y publicación de una guía de ayuda paso a paso para la catalogación según las RDA.  Formar parte de un catálogo consorciado crea la necesidad de establecer criterios y concreciones para conseguir registros coherentes.
• e)    Creación, por parte del CCUC (Catálogo Colectivo de Bibliotecas Universitarias de Catalunya), tanto de una guía y un nivel mínimos general como de grupos de materiales especiales, entre ellos el de materiales cartográficos del que hablaremos en el siguiente apartado de la comunicación.

3.  Fase de implementación (2º semestre 2016-2017)

A esta fase solo llegarán las instituciones que hayan decidido adoptar las RDA que por ahora son la Biblioteca de Catalunya y las bibliotecas universitarias consorciadas del CCUC. Se espera que en 2017 se incorpore el Servei de Biblioteques de la Generalitat de Catalunya y la red de bibliotecas populares de la Diputació de Barcelona.

• a)    Ejecución de las modificaciones en los registros bibliográficos y en los de autoridad.
• b)    Organización de cursos de formación para formadores y de formación en cascada para el personal de las instituciones.
• c)    Estudio de la integración del resto de centros, de acuerdo con la disponibilidad de tiempo, personal y recursos económicos.

RDA y el material cartográfico en el Catálogo Colectivo de las Universidades de Catalunya (CCUC)

El grupo de material cartográfico

En el inicio del Catálogo Colectivo de las Universidades de Catalunya (CCUC) se constituyeron diversos grupos de trabajo, en función de la tipología documental, para tratar las problemáticas que cada tipo de recursos pudiera generar en temas de catalogación. Uno de estos grupos era el de material cartográfico, que ya en 1997 elaboró unas primeras pautas de catalogación de cara a homogeneizar maneras de describir este tipo de documentos.

En el momento de planificar el cambio de normativa de catalogación, se consideró que lo más eficiente era encargar a cada uno de estos grupos los aspectos concretos de los diferentes tipos de materiales (Material cartográfico, Material sonoro, Material textual, Material visual y Recursos continuos, así como dos grupos llamados transversales: Recursos electrónicos y Fondo antiguo), basándose en el trabajo de base, más general, hecho por el grupo de material textual.

El grupo de material cartográfico quedó constituido por las cartotecas de la Universitat de Barcelona, Universitat de Girona, Universitat Autònoma de Barcelona, Biblioteca de Catalunya e Institut Cartogràfic i Geològic de Catalunya con el objetivo de adaptar las actuales normas y concreciones a las RDA. Esta adaptación se concretará en diferentes fases que se llevarán a cabo hasta finales del 2016 y principios de 2017, siguiendo la planificación establecida a nivel general.

Las fases de adaptación a RDA

La primera de ellas  consistió en re-elaborar la lista de elementos mínimos que debe incluir todo registro catalográfico en cualquiera de sus niveles: básico, mínimo, parcial o completo, basada en la lista establecida por el grupo de material textual, más las etiquetas propias del material cartográfico. A partir de este momento, los grupos trabajarían a través de una aplicación llamada “Confluence”, plataforma virtual en la que los diversos participantes realizaban comentarios sobre las etiquetas establecidas y su posible aplicación.

 
Figura 2. Ejemplo de comentarios en Confluence.

Una vez consensuados los niveles mínimos y añadidas las aportaciones de los grupos transversales (grupo de recursos electrónicos y grupo de fondo antiguo), se debe repetir la misma operación con las pautas que han de servir de “manual” para los catalogadores: a partir de la pauta de material textual (que contiene los comentarios e indicaciones generales para todos los tipos de material) se realizará la adaptación a la catalogación de mapas.

RDA no se presenta en el tradicional formato de “texto editado”, lo hace a través de un web al que se accede por suscripción. La posibilidad de que no todos los catalogadores pudieran tener acceso a las normas y la razonable duda de que la formación sobre las mismas se pudiera hacer de una manera rápida y generalizada en todas las instituciones, ha llevado a considerar la idea de una guía-manual para catalogar los diversos tipos de documentos. RDA, además, no establece “capítulos” por tipología, si no que se deben consultar los diferentes apartados para cada elemento del registro. Al elaborar unas pautas por tipo de material, se intenta facilitar la labor del catalogador, agrupando los elementos necesarios para crear el registro del material concreto e intentando que pueda acceder a la documentación que le permita aplicar correctamente la nueva norma.

Figura 3. RDA Toolkit, la plataforma de acceso a la nueva normativa.

Una vez las pautas hayan sido publicadas en la web, se procederá a diversos tipos de formación. Por un lado, la formación de formadores que permitirá a los miembros del CCUC realizar las formaciones internas en cascada en sus respectivas instituciones. Pero no hay que olvidar que en el catálogo también crean registros instituciones colaboradoras (como museos, fundaciones o institutos de investigación), así como proveedores documentales, que realizan pre-catalogaciones como valor añadido a sus servicios, y que también deben ser formados.

La configuración de los catálogos web públicos para determinar la visualización de los registros será el paso previo al inicio de la catalogación siguiendo la nueva normativa. A partir del 1 de diciembre de 2016 las instituciones del CCUC comenzarán a catalogar en RDA y también a partir de esta fecha se iniciarán los cambios globales en registros de autoridades y en encabezamientos. No obstante, en la actualidad ya conviven en el CCUC registros en RDA y registros llamados “híbridos” (con determinados campos RDA) que han sido incorporados por copia de otros catálogos y en los que se han mantenido estos campos propios. Existe una pauta sobre qué modificaciones se deben hacer cuando se incorpora uno de estos registros.

Principales cambios que afectan al material cartográfico

No se trata aquí de realizar un análisis exhaustivo de los cambios que se producen en la catalogación al pasar de AACR2 a RDA, pero enumeraremos aquellos básicos y cómo afectan al material cartográfico:

• eliminación de la mayoría de abreviaturas
• desaparición de la regla de tres de las AACR2
• nuevo campo 264 que sustituye al 260
• nuevos campos 3XX
  • 336: tipo de contenido (¿qué clase de información es?): imagen cartográfica, en caso de mapa impreso
  • 337: tipo de medio (¿necesito algún equipo para visualizarlo?): sin mediación, en caso de mapa impreso
  • 338: tipo de soporte físico (¿dónde está almacenado?): hoja, en caso de mapa impreso
• indicadores de relación para los creadores del mapa: autor, cartógrafo o diseñador
• campo de datos matemáticos: dejan de usarse los corchetes y se establece obligatoriamente la consignación de la escala en forma de fracción representativa: 1:150 000

Estas novedades deberían solucionar algunos de los problemas que hasta ahora se presentaban en la catalogación de mapas, como por ejemplo la cuestión de los soportes y la tipología de documentos en el caso de la cartografía digital.

¿Cómo se trasladan estos cambios a un catálogo web? ¿Qué están viendo los usuarios de bibliotecas que ya han comenzado a catalogar con RDA? Por el momento los cambios son mínimos y se concretan, básicamente en las opciones de visualización o no de los nuevos campos 3XX. Así, la British Library opta por que no aparezcan y por agrupar en forma de notas algunas de las etiquetas MARC:

Figuras 4 y 5: Ejemplo de visualización de un registro RDA en la British Library: versión etiquetada y versión Marc21

La Library of Congress, en cambio, opta por la visualización de estos campos en su catálogo web:

Figuras 6: Ejemplo de visualización de un registro RDA en la Library of Congress, versión etiquetada.

La verdadera potencialidad de RDA no podrá ser evaluada más que a largo plazo y vendrá determinada por dos aspectos fundamentales que todavía deben ser trabajados en profundidad. Por un lado, la evolución y adaptación de los programas de gestión de bibliotecas, que deberán ser capaces de incorporar el nuevo tipo de relaciones entre registros establecidas por FRBF y que deben cambiar el concepto de búsqueda en los catálogos. Por otro lado, el desarrollo e implantación del formato BIBFRAME que en un futuro debe sustituir a MARC21 y que debe facilitar todos los cambios antes citados.

Ante todas estas novedades que se están produciendo y las que están por venir, debemos estar atentos para intentar que el material cartográfico pueda ser representado de la mejor manera posible en toda su complejidad. Habrá que estar preparados, porque los cambios no han hecho más que empezar.

Notas

1.  http://www.bnc.cat/esl/Hacia-RDA/Implementacion-de-RDA

2. http://www.bnc.cat/esl/Hacia-RDA/Implementacion-de-RDA

3. http://www.bnc.cat/Cap-a-RDA/RDA-Traduccio-catalana

Bibliografía

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